Qual è la differenza tra CC e CCN in un’email (+ tutte le strategie per invii multipli efficaci).

Sebbene il marketing digitale includa sempre più canali di comunicazione, l'email rimane uno strumento fondamentale per scambiarsi informazioni, sia a livello personale che professionale.

Tuttavia, la semplicità apparente dell'invio di un messaggio nasconde alcune insidie tecniche, soprattutto quando si tratta di comunicare con più persone contemporaneamente.

Comprendere il significato e l'uso corretto di termini come CC e CCN, e conoscere le migliori pratiche per inviare mail a più destinatari, è essenziale per una comunicazione efficace, rispettosa della privacy e che non incorra in problemi di spam. 

Come approfondito in questo articolo su come inviare email a più destinatari di Emailchef, inviare email a molti destinatari in CC o CCN non è una pratica consigliabile né dal punto di vista della deliverability (ovvero se l’email vengano consegnate o meno) né da quello della privacy.

In questa guida, faremo chiarezza su questi aspetti, evidenziando anche perché alcune pratiche comuni, come l'uso indiscriminato di CC e CCN per invii massivi, possono rivelarsi controproducenti.

I fondamentali dell'email: destinatari, CC e CCN

Per prima cosa è fondamentale ripassare i concetti base che regolano l'organizzazione dei destinatari in un'email. I campi "A", "CC" e "CCN" hanno funzioni distinte e comprendere appieno il loro utilizzo è il primo passo per una comunicazione via email efficace e consapevole.

A chi scriviamo? Il campo "A" e i destinatari principali

Quando componiamo un'email, il campo "A" (o "To" in inglese) è il più intuitivo: qui inseriamo l'indirizzo o gli indirizzi dei destinatari principali, ovvero coloro ai quali il messaggio è direttamente indirizzato e dai quali ci aspettiamo, eventualmente, una risposta o un'azione. 

Questi destinatari sono i diretti interessati della comunicazione e, se sono presenti più indirizzi nel campo “A”, tutti i destinatari potranno vederli.

Facendo un esempio pratico, se nel campo invia “A” sono presenti gli indirizzi Giulio@gmail.it e Marta@gmail.it, sia Giulio che Marta potranno vedere che l’email è stata inviata a entrambi.

Cosa significa email in CC: copia conoscenza e trasparenza

Accanto al campo "A", troviamo spesso il campo "CC", acronimo di "Copia Conoscenza" (o "Carbon Copy" in inglese). 

Inserire un indirizzo email nel campo "CC" significa inviare una copia del messaggio a quella persona, informandola del contenuto dell'email, anche se non è il destinatario principale. I destinatari inseriti nel campo "A" possono vedere tutti gli indirizzi presenti nel campo "CC", garantendo trasparenza su chi è a conoscenza della comunicazione. 

Solitamente, si utilizza il CC quando si desidera tenere informata una persona su una determinata conversazione o su un progetto, senza necessariamente richiederne un intervento diretto.

Cosa significa email in CCN: copia conoscenza nascosta e privacy

Il terzo campo fondamentale è "CCN" (o "BCC" per "Blind Carbon Copy"), che sta per "Copia Conoscenza Nascosta". 

La differenza cruciale con il "CC" è che gli indirizzi email inseriti nel campo "CCN" non sono visibili agli altri destinatari del messaggio, né a quelli nel campo "A" né a quelli eventualmente presenti nel campo "CC". Questa funzione è utile quando si desidera inviare la stessa email a più persone senza che i loro indirizzi di posta elettronica vengano condivisi, tutelando così la loro privacy.

Destinatari CC e CCN: differenze e utilizzo corretto

La differenza CC e CCN risiede principalmente nella visibilità degli indirizzi email. Come abbiamo visto, l’invio in CC espone gli indirizzi a tutti i destinatari, promuovendo la trasparenza e la consapevolezza di chi è coinvolto nella comunicazione. 

È utile, ad esempio, quando si vuole informare un superiore sull'avanzamento di un progetto o quando si include un collega in una conversazione con un cliente per tenerlo aggiornato.

Inviare un’email in CCN, al contrario, offre riservatezza. 

È consigliabile usare l’invio in CCN quando si invia un'email a un gruppo numeroso di persone che non si conoscono tra loro e per le quali non è necessario che i rispettivi indirizzi email siano visibili. Un classico esempio è l'invio di una newsletter o di un annuncio a una lista di iscritti: utilizzare il CCN protegge la privacy dei singoli destinatari CC e CCN, evitando la condivisione non desiderata di informazioni personali.

Problemi di spam e reputazione del mittente con invii massivi in CC/CCN

Sebbene possa sembrare una soluzione rapida per inviare mail a più destinatari, l'utilizzo massiccio dei campi CC o CCN può portare a seri problemi di spam e compromettere la reputazione del mittente. I server di posta elettronica e i filtri antispam sono sempre più sofisticati e analizzano diversi fattori per determinare la legittimità di un'email. 

Un numero elevato di destinatari in CC o CCN può essere interpretato come un tentativo di invio di posta indesiderata, specialmente se i destinatari non hanno fornito un consenso esplicito a ricevere comunicazioni da quel mittente. Questo può portare le email a finire direttamente nella cartella spam dei destinatari o, peggio ancora, far inserire l'indirizzo email del mittente in blacklist, rendendo difficile la consegna anche di email legittime in futuro.

Rischi per la privacy dei destinatari e il GDPR

Oltre ai problemi di spam, l'utilizzo improprio di CC e CCN per invii a un gran numero di persone può comportare seri rischi per la privacy dei destinatari, specialmente alla luce del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR). 

Inserire un gran numero di indirizzi email in copia espone pubblicamente i dati personali dei destinatari, cosa che può violare il principio di minimizzazione dei dati e la responsabilità del mittente di proteggere tali informazioni. 

Anche se si utilizza il CCN, inviare email a liste non gestite correttamente e senza il consenso degli interessati può contravvenire alle normative sulla privacy. 

Quali sono le alternative professionali per l'invio di email a liste multiple?

Per superare le problematiche legate all'invio di email a più contatti tramite i tradizionali campi CC e CCN, esistono piattaforme di email marketing professionali. 

Si tratta di piattaforme progettate per l’invio a più destinatari, che permettono però di risolvere sia i problemi legati alla privacy che quelli di natura tecnica che possono danneggiare la reputazione mittente.

Questi software per l’invio di email sono infatti stati progettati per gestire e organizzare liste di contatti, creare campagne email efficaci e monitorarne i risultati. 

Offrono funzionalità avanzate come la gestione del consenso (essenziale per il GDPR), la segmentazione delle liste in base a criteri specifici (interessi, comportamento, dati demografici), la personalizzazione dei messaggi con il nome del destinatario o altre informazioni, e l'automazione degli invii. Utilizzare una piattaforma di email marketing consente di inviare comunicazioni mirate e pertinenti, migliorando l'engagement dei destinatari e riducendo il rischio di finire nello spam.

La chiave di una comunicazione via email efficace? Responsabilità e consapevolezza dei rischi.

In conclusione, la gestione degli invii di email a più destinatari richiede attenzione e consapevolezza. Sebbene i campi CC e CCN possano sembrare soluzioni semplici, il loro utilizzo improprio può portare a problemi di spam, compromettere la reputazione del mittente e violare la privacy dei destinatari. 

Optare per piattaforme di email marketing professionali, segmentare le liste e personalizzare gli invii rappresenta la strategia più efficace per comunicare in modo responsabile, sicuro e performante nell'era digitale. Comprendere le differenze fra copia carbone e copia carbone nascosta e sapere quando è appropriato utilizzarli è solo il primo passo verso una gestione consapevole della propria comunicazione via email.